Digitale Küchen- und Einkaufssteuerung für einen Verbund der Seniorenhilfe
Ziel: Zentrale, digitale Lösung für Einkauf, Warenwirtschaft und Versorgung
Ein großer Trägerverbund der Altenhilfe mit mehreren Einrichtungen stand vor der Aufgabe, seine Versorgungs-, Küchen- und Einkaufsprozesse neu zu strukturieren. Die bestehenden Abläufe waren historisch gewachsen, teilweise papierbasiert und nur eingeschränkt miteinander vernetzt.
Dies führte zu mehreren Herausforderungen:
- hoher manueller Aufwand in Küche und Verwaltung
- fehlende Transparenz über Mengen, Kosten und Bestellungen
- aufwendige Abstimmung zwischen den einzelnen Einrichtungen
- erschwerte Ausweisung von LMIV-konformen Nährwerten
- ungenutzte Potenziale im Einkauf
Ziel war es, eine zentrale, digitale Lösung für Einkauf, Warenwirtschaft und Versorgung zu schaffen, die alle Einrichtungen miteinander verbindet und gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit verbessert.
Kundenprofil
Der Verbund umfasst mehrere Einrichtungen der Altenhilfe:
- 10 Senioren- und Pflegeheime
- 8 ambulante Pflegedienste
- 3 Wohnheime
Zahlen & Fakten
Lösung
Gemeinsam mit dem Träger entwickelte die KSG Krankenhaus Service Gesellschaft ein ganzheitliches Konzept zur Digitalisierung der Versorgungs- und Einkaufsprozesse.
Im Mittelpunkt stand die Einführung der SmartControl-Systemlösung, mit der alle Einrichtungen digital miteinander vernetzt werden.
Die Umsetzung umfasste unter anderem:
- digitale Speiseplanung mit LMIV-konformen Nährwerten
- integrierte Warenwirtschaft und Einkaufssteuerung
- zentrale Bestell- und Lieferantenprozesse
- transparente Auswertungen und Controlling
- strukturierte Außer-Haus-Belieferung
- Factoring-Abwicklung der Lieferantenrechnungen über die KSG
Durch das KSG-Factoring-Modell werden alle Lieferantenrechnungen zentral abgewickelt. Dies reduziert Verwaltungsaufwand, vereinfacht die Buchhaltung und schafft zusätzliche Liquiditätsvorteile für den Träger.
Umsetzung
Nach einer detaillierten Analyse der bestehenden Prozesse entwickelte das KSG-Projektteam ein individuelles Implementierungskonzept für den gesamten Verbund.
Die Einführung erfolgte schrittweise:
- Analyse der bestehenden Abläufe in Küche, Einkauf und Verwaltung
- Konfiguration der Systeme für die einzelnen Einrichtungen
- Schulung der Mitarbeitenden
- Begleitete Implementierung im laufenden Betrieb
Dank der praxisnahen Einführung konnten die Einrichtungen schnell produktiv mit dem System arbeiten.
Ergebnis
Bereits nach kurzer Zeit zeigte sich ein deutlicher Mehrwert für den gesamten Verbund: